Vous devez organiser un événement et ne pouvez pas faire appel à des organisateurs événementiels. Surtout, ne paniquez pas. Avec une bonne planification, vous pouvez réussir cette tâche haut la main. Pour vous donner une petite pousse, voici quelques conseils pour organiser un événement.
Le choix du lieu selon l’événement
Que ce soit des événements culturels, des concerts ou tout simplement un événement familial, le choix du lieu dépend avant tout de la capacité de l’espace. Pour un mariage par exemple, le lieu de la réception devra être en adéquation avec le nombre d’invités, le thème et la décoration. Pour un concert ou un spectacle, le choix se fera selon que l’événement se fera à huis clos ou en plein air. Bref, le lieu choisi dépend du type d’événement.
Pour bien choisir le lieu, il faut aussi tenir compte de la date (la saison), de la durée de l’événement, du nombre d’invités et de l’objet de la manifestation. Pour un événement d’exception, vous pouvez choisir des lieux atypiques comme les anciennes usines ou d’anciennes fermes rénovées. Vous pouvez également organiser des événements au cœur de la nature.
Une fois le lieu défini, il est essentiel de le visiter et de vérifier chaque recoin afin de ne pas avoir de mauvaises surprises.
Définir le budget avec un surplus pour les imprévus
Vous devez définir un budget initial pour la location de salle, de matériel et les différentes prestations durant l’événement. Mais vous devez aussi prévoir un surplus pour les imprévus. Par exemple, si vous organisez un événement en plein air, il peut arriver qu’il pleuve soudainement, alors vous devez prévoir des chapiteaux et des abris pour les équipements, ce qui nécessite un budget supplémentaire.
Une logistique adaptée et prête à l’emploi
Qui dit logistique, dit matériel. Il faut faire une liste du matériel nécessaire pour le bon déroulement de l’événement. Pour une réception à l’extérieur, il faut penser à un chapiteau professionnel qui résiste aux intempéries et est assez grand pour protéger tous les invités. Pour un spectacle ou un concert, il faut avoir les bons équipements de scène ainsi que le bon matériel de spectacle. Vous pouvez utiliser ce que l’espace que vous avez loué propose, mais vous pouvez aussi en louer ou en acheter si vous avez les moyens et pensez organiser plusieurs événements dans le futur. En effet, acheter les équipements et matériels représente un bon investissement si vous prévoyez d’organiser de nouveaux événements.
La répartition des tâches
Un événement se prépare avec une équipe. Pour ne pas être dépassé, il faut bien répartir les tâches. Vous pouvez par exemple répartir les tâches par zone. Il vous faut un responsable de la zone d’accueil, la zone d’inscription, la restauration, la communication avec la presse ou le public et la zone logistique. Chaque responsable s’occupe de sa zone durant tout l’événement afin que tout se déroule bien. Cette répartition de responsabilité doit être affichée afin que chaque membre de l’équipe sache ce qu’il a à faire et à qui s’adresser en cas de problème dans une zone particulière.
La dernière vérification 24 h avant le jour J
Il est important de tout vérifier 1 j avant l’événement. Vous devez vous assurer que les consignes pour se rendre sur place sont bien claires, que les VIP viennent, que les documents à imprimer ainsi que les vidéos et les contenus audio à utiliser sont prêts. Faites aussi un dernier coaching de votre équipe. Enfin, assurez-vous que tout fonctionne et qu’il y a des solutions de secours en cas de problèmes.